13.8.19
Giả sử ta có một bảng dữ liệu A2:D20
- Hàng đầu tiên A1:D1 phải là hàng tiêu đề, hàng này được phân biệt bằng một kiểu Format khác, như tô đậm chẳng hạn và các từ nên viết liền nhau, không bỏ dấu
Td : cột A chứa ngày tháng, thì A1 được đặt là Ngay. Tương tự, cột B là MaKH, cột C là MaMH, cột D là SoLuong
- Các hàng chứa dữ liệu phải liên tục, liền nhau
- Không có hàng trống trong CSDL
- Nếu kết thúc một CSDL, bạn phải chừa một hàng trống phía dưới và một cột trống bên phải của CSDL đó
2/ Vùng điều kiện (Criteria Range) :
Tại vùng này, bạn sẽ cho điều kiện để chỉ những hàng nào đáp ứng được điều kiện này mới hiển thị ra sau khi trích lọc. Bạn có thể sử dụng một hay nhiều điều kiện để lọc
Thí dụ : Vùng F1:F2 là vùng điều kiện
-Tiêu đề F1 phải chính xác đúng với một trong các tiêu đề (A1:D1), (nếu bạn muốn trích lọc cột nào, thì lấy tiêu đề của cột đó đặt làm tiêu đề cho vùng điều kiện này). Td nếu ta muốn lọc xem các khách hàng nào mua hàng với số lượng nào đó, ta sẽ đặt tại F1 tiêu đề SoLuong
- Cell F2 sẽ chứa điều kiện. Các điều kiện lọc thường xảy ra là :
a) < : nhỏ hơn (Td : <500 500="" :="" b="" c="" ch="" h="" hay="" l="" n="" ng="" nh="" o="" s="">= : lớn hơn hay bằng (>=500)
d) > : lớn hơn (>500)
e) = : bằng (=500)
f) <> : khác hay không bằng (<>500)
3/ Vùng trích lọc dữ liệu :
Nếu bạn muốn sau khi lọc dữ liệu xong, dữ liệu mới sẽ được Copy sang một nơi khác, và bạn chỉ muốn lọc một số cột thôi, thí dụ bạn chỉ muốn lấy cột B và D là cột maKH và cột SoLuong, bạn sẽ phải đánh tiêu đề MaKH và SoLuong tại vị trí bạn muốn Copy dữ liệu. Trong trường hợp bạn lấy đủ số cột hiển thị, bạn có thể bỏ qua bước này
Bạn hãy nhớ rằng các tiêu đề cột tại vị trí mới này phải chính xác với tiêu đề của bảng dữ liệu
4/ Áp dụng việc lọc dữ liệu :
- Chọn tất cả các Cell của CSDL cả vùng tiêu đề
- Từ Menu Data, chọn Filter / Advanced Filter
- Bạn có thể chọn một trong 2 Option sau :
a) Filter the list, in-place : lọc tại chỗ, chỉ những hàng nào thỏa mãn điều kiện lọc sẽ hiển thị, hàng nào không thỏa đK sẽ bị che đi
b) Copy to another location : Copy sang vùng khác những dữ liệu nào thỏa đK lọc
- Tại List range : bạn xác lập vùng CSDL cần lọc
- Tại Criteria range : bạn xác lập vùng điều kiện lọc
- Copy to : Nếu bạn muốn Copy sang nơi khác, bạn hãy chọn nơi bắt đầu
- Click OK để hòan tất việc lọc
Lọc các mẩu tin duy nhất
Bạn có thể sử dụng Advanced Filter giúp cho bạn việc này.
- Bạn chọn CSDL, cả vùng tiêu đề cột.
- Bạn không cần xác lập vùng điều kiện như trên, còn các bước khác thì tương tự.
- Nếu bạn muốn Copy sang nơi khác, bạn có thể chỉ định nơi bắt đầu DS mới
- Bạn chọn dấu kiểm Unique records Only tại hộp thọai Advanced Filter và click chọn OK để kết thúc
Trường hợp bạn muốn Copy sang một Worksheet khác, không cùng trên Sheet đặt CSDL .
Td : Sheet đặt CSDL của bạn là Sheet1, Sheet 2 bạn sẽ đặt DS lọc. Bạn sẽ thực hiện như sau :
- Chọn Sheet 2
- Nếu bạn chọn tất cả các cột của CSDL thì bỏ qua bước này. Còn bạn muốn cột nào hiển thị, thì đánh tiêu đề của cột đó vào DS lọc thôi
- Đứng tại Sheet2 và mở hộp thọai Advanced Filter từ Menu Data / Filter
- Các bước khác tương tự như trên, chỉ duy nhất là bạn đứng ngay tại Sheet 2 chọn CSDL và vùng đK
Lọc điều kiện AND và OR
Giả sử CSDL A1: D20 của ta có các cột như trên : Ngaythang, MaKH, MaMH, SoLuong
1/ Điều kiện AND :
Nếu bạn muốn lọc theo điều kiện AND, thí dụ lọc các khách hàng có tên là AA, mua mặt hàng là HH1, với số lượng >500 thì vùng điều kiện G1:I2 của bạn sẽ như sau :
- Tại G1, bạn gõ MaKH, H1 là MaMH, I1 là Soluong
- Tại G2, bạn gõ AA, H2, bạn gõ HH1, I2 bạn gõ >500
Lưu ý : Các điều kiện AND nằm cùng với nhau trên một hàng
2/ Điều kiện OR :
Nếu bạn muốn lọc theo điều kiện OR, thí dụ lọc hoặc các khách hàng có tên là AA, hoặc mua mặt hàng là HH1, hoặc mua với số lượng >500 thì vùng điều kiện G1:I4 của bạn sẽ như sau :
- Tại G1, bạn gõ MaKH, H1 là MaMH, I1 là Soluong
- Tại G2, bạn gõ AA, H3, bạn gõ HH1, I4 bạn gõ >500
Lưu ý : Các điều kiện OR không nằm cùng với nhau trên một hàng. Bạn thấy không, vùng đK lọc AND là G1:I2, trong khi vùng điều kiện OR là G1:I4
Lọc với các ký tự đại diện *, ?, ~
1/ Ký tự * :
Nếu cột MaKH của bạn bao gồm các mã khách hàng khác nhau, trong đó có khách hàng : AAB, BAA, ABC, BAB bạn muốn lọc các khách hàng có chuỗi ký tự AB thì vùng điều kiện lọc bạn sẽ ghi là : *AB*
Các mã KH là AAB, ABC, BAB sẽ được trích lọc ra khỏi CSDL
Như vậy, ký tự * đại diện cho một chuỗi ký tự
2/ Ký tự ? :
Ký tự ? đại diện cho một ký tự duy nhất trong chuỗi, ở thí dụ trên nếu ta đặt vùng điều kiện là : BA? thì các mã KH BAA, BAB sẽ được lọc
3/ Ký tự ~ :
Nếu trong mã KH của bạn có ký tự *, thí dụ A*B, khi bạn đặt điều kiện lọc là A*B, Excel sẽ ngầm hiểu là bạn muốn lọc tất cả các KH có ký tự đầu là A và ký tự cuối là B, trong khi đó, bạn chỉ muốn lọc đúng mã KH là A*B mà thôi. Trong trường hợp này, bạn phải đặt vùng điều kiện là : A~*B, Excel mới giúp bạn điều mà bạn muốn
Một vài thí dụ về vùng điều kiện lọc
Cũng CSDL A1 : D20 với 4 cột Ngaythang, MaKH, MaMH, SoLuong như trên, các bạn nhé. Các bạn cứ nhập thử dữ liệu của mình
1/ Td 1 : Lọc DS các khách hàng mua hàng từ ngày 10/01/06 đến 15/01/06
Vùng điều kiện ta sẽ đặt như sau :
- Tại F1, gõ Ngaythang, G1 cũng gõ Ngaythang
- Tại F2, gõ >=10/01/06, G2 gõ <=15/01/06 Nhận xét : Đây chính là áp dụng điều kiện AND cho cùng một kiểu dữ liệu Ngaythang 2/ Td 2 : Lọc DS các khách hàng có MaKH là AA mua sản phẩm HH1 và khách hàng có MaKH là BB mua sản phẩm là HH3. Ta sẽ đặt vùng điều kiện như sau : - Tại F1, gõ MaKH, G1 gõ MaHH - Tại F2 gõ AA, G2 gõ HH1 - Tại F3, gõ BB và G3 gõ HH2 Nhận xét : Đây là thí dụ áp dụng cho việc kết hợp lọc dữ liệu theo cả 2 điều kiện AND và OR 3/ Td 3 : Lọc đúng từ cần thiết. TD nếu bạn có 2 MaKH là AB và ABAB, nếu bạn gõ vào vùng điều kiện là AB, thì DS lọc của bạn sẽ bao gồm cả 2 mã KH này. Bây giờ bạn muốn lọc chính xác chỉ KH AB thôi, bạn phải gõ vào vùng ĐK như sau : - Tại F1, gõ MaKH - Tại F2, gõ ="=AB"
Ở đâu đó có 1 quyển sách mà tác giả khuyên là CSDL nên ở phía dưới của Đ/k lọc; Có nghĩa là Đ/k lọc ở các dòng A1-F6 chẵng hạn
Còn CSDL thì có từ A8. . . Xin Các bạn cho í kiến?!
Chúng ta khi phải lọc Advanced thì bước thêm 1 tẹo nữa ta có thể tìm hiểu thêm về hàm CSDL như =DCOUNT(); =DSUM() . . . rất tiện lợi các bạn ạ! Này nha: CSDL có rồi; & Criteria là Đ/K lọc của chúng ta đó!
Một số lưu ý trong Advanced Filter
- Một ô trống trong vùng Criteria (vùng điều kiện), được xem như "chấp nhận bất cứ giá trị nào của cột này". Nếu bạn đưa vào một dòng trống trong vùng này, bạnsẽ nhận được một DS chưa lọc. Do đó, khi bạn xóa bớt nội dung vùng điều kiện này, không chỉ đơn giản là xóa nội dung của hàng đó, mà bạn cần giảm vùng Criteria trong hộp thọai Advanced Filter
-Khi bạn định vùng đK trong hộp thọai Advanced Filter, Excel sẽ gán tên Criteria cho vùng này. Bạn có thể sử dụng cái tên đó, nếu bạn nhấn F5 và chọn Criteria từ hộp thọai Go To, bạn sẽ quay về với vùng điều kiện này
-Cũng vậy, khi bạn xác định vùng Copy To trong hộp thọai Advanced Filter, Excel sẽ gán tên Extract cho vùng đó. Bạn cũng có thể dùng F5 và chọn Extract từ hộp thọai Go To
-Mỗi lần bạn sử dụng Advanced Filter, Excel sẽ kiểm tra lại tòan bộ DS chứ không phải vùng đã lọc. Do vậy, bạn không cần phải sử dụng lệnh Show All khi thay đổi việc lọc
-Khi bạn sử dụng công thức để tính tóan trong vùng Criteria, tiêu đề của vùng này hoặc bỏ trống, hoặc có thể chứa văn bản, nhưng nó không phải là bản sao của bất kỳ tiêu đề nào khác của DS. Nếu tiêu đề bỏ trống, bạn vẫn phải đưa chúng vào vùng Criteria khi xác định vùng này trong hộp thọai Advanced Filter
- Tiêu chuẩn của văn bản : (dạng Text)
a) Một từ đơn : có nghĩa là chấp nhận bất cứ giá trị nào bắt đầu bằng từ này. TD : Nhập từ M sẽ cho tên là Mary, Martha, Mina...được lọc
b) Ký hiệu > và < : Nhập > M sẽ lọc các tên bắt đầu từ M cho đến Z, trong khi nhập < M, sẽ lọc các tên bắt đầu từ A đến L
Nguồn: Webketoan
Thảo luận thêm trên diễn đàn tại: http://thuthuataccess.com/forum/forum-21.html
Không có nhận xét nào
Đăng nhận xét